尊敬的各位同事：

为进一步规范公司文件管理，提高工作效率，确保各类档案资料的安全与完整，现根据公司相关规章制度及工作安排，决定开展年度档案归档工作。请各部门积极配合并按以下要求做好相关准备和执行工作。

一、归档范围

本次归档涵盖本年度所有具有保存价值的文件材料，包括但不限于：

- 各类合同、协议；

- 内部审批流程记录；

- 财务报表及相关票据；

- 员工培训记录及考核资料；

- 客户反馈意见及投诉处理文档；

- 其他需长期保存的重要文件。

二、归档时间安排

自即日起至本月末为集中归档期，请各部门务必于规定时间内完成本部门档案整理工作，并提交至综合办公室统一保管。

三、具体操作步骤

1. 分类整理：按照文件性质对资料进行分类，确保每份文件都有明确归属。

2. 检查完整性：核对每份文件是否齐全，缺失部分应及时补充完善。

3. 标注标识：在文件封面或首页注明所属类别、日期等基本信息。

4. 装订成册：将同类别的文件装订整齐，便于日后查阅。

5. 移交存档：完成上述步骤后，将所有档案移交给综合办公室指定人员接收。

四、注意事项

- 所有电子版文档也需同步备份至公司服务器指定目录下，并由专人负责定期检查维护。

- 对于涉及敏感信息的档案，在归档前应采取加密措施以保障信息安全。

- 若发现任何不符合归档标准的情况，请及时联系综合办公室协调解决。

希望全体员工能够高度重视此次档案归档工作，共同营造一个更加有序高效的办公环境。如有疑问或困难，请随时与综合办公室沟通联系。

感谢大家的支持与配合！

特此通知。

XX公司综合办公室

2023年XX月XX日