会议主题：同学聚会筹备工作安排

会议时间：2023年10月15日 19:00-21:00

会议地点：XX酒店多功能会议室

参会人员：全体班级代表及部分同学

一、会议背景

本次会议旨在讨论并落实即将举办的同学聚会相关事宜，确保活动顺利进行。通过前期沟通与初步规划，大家对聚会的形式、预算以及分工安排已达成一致意见。为明确责任分工，特召开此次会议。

二、会议主要内容

1. 聚会时间与地点

- 时间：拟定于2024年春节后（具体日期待定）。

- 地点：初步选定在本市中心某大型宴会厅，预计容纳人数为80人左右。

2. 活动流程

- 开场致辞：由班长负责主持，并邀请几位代表发言。

- 晚宴环节：提供自助餐形式，包含冷热菜品及甜点。

- 游戏互动：设置若干趣味小游戏，增进同学间交流。

- 纪念环节：拍摄集体照并制作纪念册。

3. 预算分配

- 总预算：约人民币5万元。

- 细分项目：

- 场地租赁费用：1.5万元；

- 餐饮支出：2万元；

- 印刷物料（邀请函、纪念册等）：5千元；

- 其他杂费（音响设备租赁、摄影服务等）：1万元。

4. 工作分工

- 筹备组：

- 负责整体策划和协调工作；

- 定期跟进各项任务完成情况。

- 财务组：

- 收集捐款明细；

- 监督资金使用情况；

- 编制最终结算报告。

- 宣传组：

- 制作电子邀请函并通过社交媒体发布；

- 拍摄活动现场照片并整理成册。

三、下一步行动计划

1. 各小组负责人需在本周内提交详细的工作计划表；

2. 下周一再次召开小组长会议，检查进度并调整方案；

3. 提前联系场地供应商签订合同，锁定价格和服务条款。

四、其他事项

- 请所有参与者积极支持本次活动，按时缴纳费用；

- 如有特殊情况无法参加，请提前告知筹备组以便调整名单；

- 若有任何建议或意见，欢迎随时向班长反馈。

会议结束时间：21:00

记录人：XXX

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以上为本次会议的主要内容及决议事项，希望每位同学都能积极参与，共同打造一场难忘的同学聚会！

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备注：本纪要由筹备组整理，最终解释权归全体班级成员所有。