【档案室管理规定9177394793】档案室管理规定

为加强档案室的规范化管理，确保各类文件资料的安全、完整与有效利用，根据国家相关法律法规及单位内部管理制度，特制定本档案室管理规定。本规定适用于所有涉及档案资料的收集、整理、保管、使用和销毁等工作。

一、档案室职责

档案室是单位重要的信息资源管理部门，负责对各类文书、合同、报表、技术资料等进行统一管理。其主要职责包括：

1. 负责各类档案的接收、分类、编号、登记和归档工作；

2. 确保档案资料的完整性、准确性和安全性；

3. 为各部门提供档案查阅、借阅服务；

4. 定期检查档案保存状况，及时处理异常情况；

5. 做好档案的保密工作，防止信息泄露。

二、档案分类与编号

1. 档案按性质分为文书档案、业务档案、项目档案、人事档案等类别；

2. 所有档案均需按照统一的编号规则进行编号，确保查找方便；

3. 编号应包含年份、部门、类别及序号，如“2025-XX-01”。

三、档案保管要求

1. 档案室应配备防火、防潮、防盗、防虫等设施，保持环境整洁、通风良好；

2. 档案资料应按类别、时间顺序存放，避免混放或丢失；

3. 重要档案应实行双备份管理，确保数据安全；

4. 档案柜应定期清理，保持整齐有序。

四、档案借阅与使用

1. 借阅档案须填写《档案借阅申请表》，经相关部门负责人审批后方可办理；

2. 借阅人应遵守保密原则，不得擅自复制、外传或更改档案内容；

3. 借阅期限一般不超过15个工作日，如有特殊情况需延长，应提前办理续借手续；

4. 归还档案时，应核对数量及完整性，确保无误。

五、档案销毁与移交

1. 对于已过保管期限、无保存价值的档案，由档案管理人员提出申请，经主管部门审核批准后方可销毁；

2. 销毁档案应采用安全方式，如碎纸机或专业销毁设备，并做好销毁记录；

3. 涉及重要或敏感信息的档案，应由专人监督销毁过程；

4. 档案移交时，应办理交接手续，明确责任，确保档案不流失。

六、档案管理人员职责

1. 档案管理人员应具备良好的职业素养和责任心，熟悉档案管理流程；

2. 定期组织档案清点、整理和检查，发现问题及时处理；

3. 加强档案安全意识，防范各种风险；

4. 配合上级部门或审计机构的检查工作，提供必要的档案资料。

七、附则

1. 本规定自发布之日起施行，由档案室负责解释；

2. 各部门应积极配合档案管理工作，共同维护单位的信息资源安全；

3. 本规定未尽事宜，按国家有关法律、法规及单位其他相关规定执行。

通过严格执行本档案室管理规定，能够有效提升档案管理的规范性与科学性，为单位的高效运作提供有力保障。